Organizar un evento en un hotel es la opción más adecuada cuando se trata de un evento de varios días. Una de las ventajas es que es una opción más económica al poder encontrar casi el 100% de los servicios en el propio hotel y por tanto disfrutar de descuentos. En Vértice Hoteles puedes disfrutar de grandes ventajas si organizas un evento, proporcionándote habitaciones, restauración y recepción. Además, el personal del hotel está especializado en este tipo de eventos y te ayudarán con la planificación para asegurar que todo salga a la perfección el día del evento.
Una etapa crucial en este proceso es la inspección del lugar donde se llevará a cabo el evento. Aquí te compartimos consejos para hacer esta tarea de manera efectiva y organizada.
Conoce los horarios de todo
Pregunta los horarios de check-in y check-out, ya que muchos asistentes vendrán antes del horario y no podrán entrar en su habitación. Para el check-out ocurre igual, creen que tienen la habitación más tiempo y podría generar algún malentendido. Así que debes informar correctamente a todos de los horarios para evitar experiencias negativas.
Y en general con los horarios de restauración, salones y resto de servicios: muchas veces los asistentes creen que el restaurante / cafetería está abierta todo el día.
Cuáles son los extras que se ofrecen
Es importante saber si tendrán wifi gratuita y así como otros servicios extra: agua de cortesía, lavandería de pago, parking incluido, etc.
Implicación del personal del hotel
En Vértice hoteles tenemos un servicio de 24 horas para eventos de envergadura. Esto va a permitir solucionar cualquier problema o imprevisto y asegurar que cada detalle sale a la perfección.
Nuestro equipo de profesionales altamente capacitados se encargará de cada detalle para que puedas disfrutar de tu evento sin preocupaciones.
Utiliza un Check list Organizado
Facilita la inspección utilizando un check list que incluya todos los requerimientos y preguntas que debas hacer. Llévate este documento cuando visites el evento para no olvidar ningún detalle. Aquí te dejamos un Check list de espacios para eventos específico para eventos de baile.
Organiza tu evento en un hotel con antelación
Un factor fundamental que debes considerar al planificar tu evento en un hotel es comenzar la organización con anticipación suficiente. Este enfoque te brindará el espacio necesario para coordinar todos los detalles y mejorar las posibilidades de elegir un hotel que se adapte tanto a tu presupuesto como a los requisitos de tu evento. Además si lo planificas con tiempo podrás asegurar la disponibilidad de las habitaciones.
Explora Opciones de Diseño y Branding
Aprovecha la experiencia del personal del hotel al solicitar opciones de diseño y branding. Pueden ofrecerte ideas basadas en eventos anteriores y mostrarte fotografías para inspirarte en la decoración y ambientación del evento.
Elije un hotel adaptado al tipo de evento
Presentación de productos, exposiciones y showrooms
Esta actividad implica la presentación comercial o técnica de un producto o servicio. El público objetivo puede ser el personal de la empresa, los medios de comunicación o los clientes. La elección del hotel adecuado dependerá del tipo de producto o servicio a presentar. Por ejemplo, para presentar un coche, se debe seleccionar un hotel con salones amplios o espacios al aire libre para exponer los vehículos. En cambio, si se trata de una línea de bañadores, lo ideal sería elegir un hotel con piscina.
Reuniones corporativas, jornadas o seminarios
Estas reuniones son internas de la compañía y son eventos más sencillos. Los hoteles especializados en este tipo de eventos cuentan con diferentes tipos de salas y salones de reuniones. La elección dependerá principalmente del número de asistentes.
Congresos
Los congresos son eventos de mayor envergadura que suelen durar entre dos y cinco días. Reúnen a miembros de un mismo sector y suelen ser periódicos para presentar novedades en la temática tratada. Para la celebración de congresos, es importante elegir hoteles con amplias zonas comunes, espacios al aire libre y salones amplios.
Convenciones
Las convenciones son reuniones corporativas entre los miembros de la misma empresa. Para este tipo de evento, es recomendable elegir un hotel con una variedad considerable de espacios, tanto al aire libre como en el interior, que permitan llevar a cabo diversas actividades.
Actividades de incentivo y teambuilding
En estas actividades se busca mejorar la relación entre empleados, su motivación y fomentar el trabajo en equipo. El formato suele ser lúdico, por lo que es ideal elegir un hotel cómodo con atractivas zonas comunes y espacios donde los empleados puedan relajarse.
Planifica la mayoría de servicios en el propio hotel
Es evidente, aunque es importante recordar que cuantos más servicios contratemos en el hotel, más ajustado podrá ser nuestro presupuesto. Por lo tanto, una excelente opción, si estamos planeando un evento con diversas actividades, es optar por un paquete de servicios. Además de la renta de espacios para reuniones, mesas, sillas y catering, los hoteles también proporcionan servicios audiovisuales, de restauración, así como otros elementos y servicios para eventos. Dicho esto, es valioso examinar minuciosamente lo que ofrece cada hotel.
Realiza Mediciones y Toma Fotografías Detalladas
Lleva contigo una cinta métrica para medir dimensiones importantes del lugar, como el escenario o el espacio para mesas. Además, toma fotografías detalladas para recordar cada rincón y espacio que te pueda ayudar en la planificación y diseño del evento.
Investiga sobre Derechos de Autor de Música
No subestimes la importancia de los derechos de autor de la música durante un evento. Averigua si el lugar ya cuenta con los permisos necesarios o si es responsabilidad tuya asegurarte de obtenerlos. Evita problemas legales relacionados con la música en tu evento.
Conoce los Límites y Restricciones del Lugar
Averigua si el lugar tiene restricciones de ruido o límites de horario para la música y otras actividades. Estos detalles pueden influir en la planificación de la duración del evento y en la elección de actividades para mantener a los invitados satisfechos.
Garantiza Opciones de Alimentación para Todos
Asegúrate de que el catering que elijas ofrezca opciones para vegetarianos y veganos, considerando las preferencias alimentarias de los invitados. Durante la degustación, evalúa las opciones y la presentación de los platos para garantizar una experiencia gastronómica excepcional.
Anticipa la Preparación y Desmontaje
Si es necesario hacer preparativos o desmontaje antes o después del evento, coordina con el lugar para garantizar que tengas suficiente tiempo y acceso al espacio. Considera la posibilidad de alquilar el lugar con anticipación para facilitar esta etapa y ajusta tu presupuesto en consecuencia.
El apoyo en el personal de eventos del hotel
Una de las principales ventajas de elegir un hotel en la provincia de Málaga para tu evento es la tranquilidad que brinda contar con un equipo de profesionales especializados en este ámbito. La mayoría de los establecimientos hoteleros cuentan con un equipo comercial y de eventos dedicado exclusivamente a brindar apoyo al cliente para asegurar que todo se desarrolle según lo planificado. Mantener una comunicación regular con este equipo es esencial para garantizar el éxito del evento. Aprovecha su apoyo para delegar algunas responsabilidades en la organización del evento.
Un hotel es una elección perfecta para organizar cualquier tipo de evento, ya que ofrece una comodidad a los asistentes que agradecerán y contribuirá a que tengan una gran experiencia.
Registra Detalles Claves en Cada Espacio
Mantén un registro detallado de cada espacio en el lugar, asignando un número o nombre a cada habitación o área. Esto te ayudará a organizar la información y ubicar rápidamente cada espacio durante la planificación del evento.
Al seguir estos consejos, tu inspección en el lugar del evento será más efectiva y organizada, proporcionándote la información necesaria para planificar un evento exitoso. No subestimes la importancia de una inspección minuciosa y bien preparada; marcará la diferencia en la ejecución y éxito de tu evento. ¡Haz que cada detalle cuente y crea un evento inolvidable!
